はじめに

本記事では、個人的に利用しているナレッジマネジメントツールの紹介や、

使用してみた感想などを記載いたします。

今回紹介しているナレッジマネジメントツールは下記になります。

〇Atlassian（アトラシアン）社 - Confluence

〇Notion（ノーション）社 - Notion

ナレッジマネジメントとは？

ナレッジマネジメントとは、社員個人がもつ知識（ knowledge ）や経験、ノウハウを企業内で共有し、業務の効率化や生産性の向上を図るとともに、創造的な仕事につなげることを目的とする経営手法である。

「ナレッジマネジメント」の詳細情報は、下記を参照

ナレッジマネジメント - Wikipedia

ナレッジマネジメントとは？【簡単に解説】具体例 - カオナビ人事用語集 - カオナビ

下記は、ナレッジマネジメントの必要性を感じた記事である。

ナレッジマネジメントとは？ 意味や効果を活用事例を踏まえて紹介 | エンタープライズサーチ QuickSolution

- 住友電工情報システム

ナレッジマネジメンツール導入のメリット

ナレッジやノウハウを蓄積するツールを導入すると、次のようなメリットがある。

①属人化を防止

業務の経験やノウハウを蓄積・共有することで、急な離任や大事が生じても、業務を止めることなく遂行し、なおかつ一定の品質を担保することが可能である。

②業務の効率化

ナレッジ共有を通して社内の業務データベースを構築することができていれば、社内の必要情報やドキュメント等の探し物にかかる時間を短縮できるだけでなく、業務の引継ぎや新人教育や新規参画者のインプット資料などを準備する手間が省け、効率化に繋がる。

③対応力や競争力のアップにつながる

熟練者のノウハウなど有用な情報が共有されていることで、過去最も適切だった対応をその場で導いてくれたり、社員全体の知識やスキルが底上げされる。また蓄積されたナレッジをあらたな戦略の策定にも役立てられる。

ナレッジマネジメントの課題点

ナレッジマネジメントツールが抱える課題点を、下記に挙げる。

①ナレッジ共有する側のハードルが高い

ナレッジというのは、自分が情報を求める側のときには必要性を感じるが、共有する側は通常業務に加え、大きな動機がないとメリットを感じない場合がほとんどである。また、ナレッジとして社内に共有することを考えると、文章の書き方や構成、公開方法などで悩んでしまい躊躇するケースや、なかには、長年自分が培ってきた知識・ナレッジを他者と共有することに抵抗を感じる方も少なくない。

解決ヒント

解決策のひとつとして、ナレッジ共有に反対の意見に理解を示しつつ、長期的な視点で見たときに、ツールの導入・活用で会社や社員、顧客に、どんなメリットが生れるのかを説明し、かつ誰でもシンプルかつ自由に書き出せるツールの選定・導入を検討する必要がある。

②必要な情報がすぐ見つからない、古いまま

ツールを導入後に、蓄積されたナレッジが大量すぎて、必要とする情報が瞬時に引き出せない状況に陥る可能性や、大量であるがために情報が古いままで更新されないケースも出てくる。

解決ヒント

そうした状況を避けるためには、ツールの導入までではなく、ツールの運用担当者をしっかりと定めて、コンテンツが体系的かつ更新状況等を管理できる体制を整える必要がある。

③ナレッジ共有してくれる人を評価する仕組みが無い

知識や経験が豊富である人材である人ほど通常業務が忙しく、ナレッジ共有から得られるものも少なく、ただ情報を提供するだけでメリットを感じづらい傾向になりがちである。したがって、ナレッジ共有の重要性を社内で啓蒙するのと同時に、積極的にナレッジ共有してくれた従業員を評価する仕組みも重要である。時間を割いてナレッジ作成・公開をしたのにも関わらず、誰からも評価・フィードバックがなければ、運用継続が困難になる。

解決ヒント

運用担当者がナレッジ投稿者ランキングのようなものを月次で報告したり、多く利用されているナレッジの作成者を何かしらのインセンティブを付与したり、評価制度に加える仕組みを整える施策が必要である。

ツール導入の目的

ツールを導入しようと思った動機は、下記２点です。

①自宅のペーパーレス化

自宅に参考書等が溢れかえっている問題があり、収納スペースの確保が困難に・・・。

よって、アナログからデジタルに移行したい願望から

②検索能力

パッと、必要な情報が脳内メモリから取り出せれば問題ないのですが、キャパが・・・。

よって、必要な情報がすぐ取り出せる機能が欲しい

ツールの比較（良い点・悪い点）

さほど、使い倒している訳ではないので、初見程度の感想です。

Confuluence

良い点

・表内の操作がExcel同等で使い勝手が良い（表内にテキストと画像の混在が可能、セルの結合）

悪い点 

・数式を記載したい場合、外部ツールを導入する必要がある

・テキストに対してハイライト（背景色）が設定できない

Notion

良い点

・連携ツールが豊富（使ってないけど・・・）

・テキスト移動が楽（ドラッグ＆ドロップ）

悪い点

・表内の操作が不自由（１セル１テキスト）

その他

・AIツールが利用可能だが、細かい文言は修正が必要になることも。

まとめ

従業員のノウハウやタスク管理、戦略分析等が１つのツールで行えるなら、利便・効率性が図れるのではないかと思います。

（どこかの企業さんは、ISMSをconfluenceを利用して運用管理されていた記事を見た様な・・・。）

セキュリティ観点や保守管理等の課題もあるので、自社の本格導入はまだまだ検討の余地があるものの

個人的な利用であっても、とても有効に活用できるツールです。

今後は、家庭内でのルールや予定表として活用してみるのもいいかもですね。

ご興味が沸いた方は、触れてみてはいかがでしょう。